Neben den zahlreichen Vorteilen von Home-Office-Konzepten bergen sie auch Herausforderungen bei der Umsetzung. Der richtige Umgang mit ihnen und der gezielte Einsatz von Kommunikationstools sind jedoch der Schlüssel für einen reibungslosen Ablauf zwischen Vertriebsmitarbeiter:innen, die von daheim aus zusammenarbeiten.
Im Folgenden stellen wir Ihnen Online-Kurse vor, mit denen Sie Ihre Kommunikationstools effektiv kennenlernen und Ihr Home-Office-Konzept garantiert nicht scheitert:
In der aktuellen Situation sehen sich immer mehr Unternehmen mit der Umstellung zu Home-Office-Konzepten konfrontiert. Bei der Fülle an Tools ist es schwer die geeigneten zu finden und vor allem sie auch richtig einzusetzen. Wie kann also welches Tool am besten eingesetzt werden und worin liegen ihre Unterschiede?
Die Problematik beim Home-Office ist, dass Mitarbeiterinnen in ihrer Kommunikation untereinander eingeschränkt sind. Man verliert schnell den Überblick über die unterschiedlichen Projekte und wer woran arbeitet. Auch virtuelle Meetings werden schnell zu einer Herausforderung. In einer digitalisierten Welt bieten zahlreiche Tools Lösungsansätze für diese Probleme. Die etablierten Kommunikationstools kennen viele – aber wissen Sie auch wie Sie diese am besten einsetzen können und was der dezidierte Vorteil eines jeden ist? Die PDAgroup hilft Unternehmen seit Jahren bei der Umsetzung von digitalem Lernen und Digitalisierungsstrategien. Unsere Beraterinnen unterstützen Unternehmen nicht nur beim Entwickeln von Strategien, sondern helfen auch beim Finden und dem Einsatz der für Sie am besten geeigneten Tools.
Direkte Kommunikationstools
Direkte Messaging und Kommunikationsplattformen bieten zum Beispiel Microsoft Teams oder Slack. Der Vorteil hier ist, dass Sie nicht weiter von hunderten von Mails überflutet werden oder gar in private WhatsApp Gruppen ausweichen müssen. Mit diesen Kommunikationstools nutzen Sie Gruppenchats übersichtlich und tauschen transparent Informationen aus. Slack ist der Vorreiter auf dem Gebiet der direkten Kommunikationstools. Es ist eine Alternative zum herkömmlichen E-Mail-System. Über die Plattform Slack können Unterhaltungen geführt, Mitarbeiterinnen informiert und Konversationen organisiert werden. Doch was unterscheidet Slack von der herkömmlichen E-Mail? Slack steht in erster Linie für Transparenz. Je nach Größe des Unternehmens finden hier alle Konversationen für jeden sichtbar statt. Durch diese Transparenz wird gewährleistet, dass die Arbeitsabläufe ohne Probleme funktionieren. Da jeder im Unternehmen weiß wer woran arbeitet, wird Zeit gespart. Außerdem können Konversationen und Themen nach Prioritäten geordnet werden. Slack kann außerdem für tägliche virtuelle Meetings genutzt werden. So können alle Mitarbeiterinnen am Beginn jedes Tages über die Aktivitäten der anderen informiert werden.
>>Beim Slack Einsteigerkurs erfahren Sie alles weitere zum Einsatz und den Vorteilen von Slack.
Ähnlich wie Slack bietet Microsoft Teams die perfekte Möglichkeit untereinander zu kommunizieren. Egal ob qualitativ hochwertige Videochats oder effektive Meetings, über Teams werden Arbeitskollegen optimal miteinander vernetzt. Microsoft Teams bietet sich vor allem an, wenn Sie die Microsoft Suite nutzen, da in diesem Fall Teams als kostenloses Tool von Microsoft zur Verfügung gestellt wird.
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Projekt- und Taskmanagementtools
Neben der direkten Kommunikation müssen Sie natürlich auch den Überblick über Abläufe und Projekte behalten. Trello bietet dafür die optimale Lösung. Es ist ein auf einem Kanban-Board basierendes, agiles Projektmanagementtool, mit dem sich gemeinsame Aufgaben koordinieren lassen. Auf diesem Kanban-Board kann jeder seine aktuellen Tasks mit seinen Mitarbeiterninnen und Kollegeninnen teilen. Außerdem können unter eigens gewählten Kategorien anderen Personen Aufgaben zugeteilt werden. Über die gemeinsamen Boards können ganze Teams ihre Aktivitäten koordinieren. Ein perfektes Tool für die Koordination und Organisation von Projekten. Sie wollen mehr über Trello erfahren?
>>Dieser exklusive Trello Kurs verrät Ihnen alle Funktionen und Vorteile von Trello.
Conferencingtools
Bei größeren Besprechungen braucht es einfache, intuitive Conferencingtools, wie Zoom. Zoom ist leicht in der Handhabung und ermöglicht das Abhalten von Webkonferenzen, Webinaren (also virtuellen Seminaren) und Webmeetings. So ist es möglich Meetings auf virtueller Ebene in größeren Gruppen abzuhalten. Durch umfassende Video- und Audiofunktionen und eine stabile Verbindung ist eine direkte Face-to-Face Kommunikation, fast wie im Büroalltag, möglich. Über Whiteboard-Funktionen können alle Meeting-Teilnehmer:innen ihre Gedanken mitteilen und so aktiv daran mitwirken. Seminare, Meetings und Konferenzen können dadurch ohne Probleme auch online abgehalten werden.
>>Dieser Zoom Kurs zeigt Ihnen alle Vorteile und Funktionen im Überblick.
Mit diesen einfachen Entscheidungshilfen endlich Klarheit im Home-Office-Tool-Dschungel erhalten
Zwei Wochen sind nun schon vergangen seit sich das Corona-Virus in Europa ausbreitet und das nicht ohne Folgen: Die meisten Büros haben längst schon auf Home-Office umgestellt und ein tägliches „Hallo? Könnt ihr mich hören?“ in den Videokonferenzen ist für viele schon Alltag geworden. Tatsächlich ist eine komplett neue Form der Arbeitskultur entstanden. Plötzlich kennt jeder die Kolleg:innen nicht nur aus dem Büro, sondern auch ihre Kinder, die im Hintergrund schreien, oder ihre heimlichen Sammelleidenschaften. In dieser Welt von Slack, Zoom und Co haben viele bereits den Überblick über die verwendeten Kommunikationstools verloren.
Es kommt zu einer „Tool-Überflutung“. Ein Resultat der rapiden Umstellung von Office zu Home-Office. Damit das Chaos aber nicht Alltag bleibt, erfahren Sie hier von uns welche Kommunikationstools Sie wirklich benötigen und vor allem auch wann Sie sie einsetzen sollten. Die folgenden zwei Entscheidungsbäume helfen Ihnen dabei das ein oder andere Kommunikationstool aus Ihrem „Tool-Dschungel“ zu verbannen und endlich wieder Klarheit zu schaffen:
Direkte Kommunikation – so funktioniert’s!
Bei der direkten Kommunikation mit Kolleg:innen gibt es viele Aspekte, die zu beachten sind. Zum einen muss entschieden werden, ob es sich um ein Thema handelt, das besser schriftlich oder mündlich angesprochen werden soll. Allgemein empfehlen wir die Kombination aus mündlichen und schriftlichen Kommunikationswegen, da so weniger Missverständnisse entstehen.
Für die Entscheidung, wie Sie am besten schriftlich kommunizieren, ist maßgeblich worum es geht. Sie flirten seit Wochen mit dem Kollegen, oder der Kollegin? Das ist schön für Sie, dennoch sollten Sie private Konversationen auch strikt auf private Kanäle beschränken. Firmenkommunikationswege sind dafür ein Tabu. Handelt es sich um vertrauliche Informationen? Hierfür ist immer noch die gute alte E-Mail der sicherste Weg. Um das gesamte Team am Laufenden zu halten und somit auch Zeit einsparen zu können empfehlen sich Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Slack.
Wenn Sie etwas direkt mit Ihren Kolleg:innen besprechen wollen, sollten Sie bei der Wahl Ihrer Kommunikationstools immer beachten, wie viele Personen am Gespräch teilnehmen. Sind es nur zwei, dann reichen einfache Kommunikationswege, wie ein einfacher Anruf oder Video-Call mit einem Tool Ihrer Wahl. Bei unter 10 Personen eignen sich Kommunikationstools wie Microsoft Teams, Slack oder Fairmeeting gut. Ein unerlässliches Kommunikationstool bei mehr als 10 Personen ist Zoom. Es hat die beste Verbindung und auch Qualität bei einer hohen Anzahl von Teilnehmer:innen. Falls die Qualität dennoch schlecht ist oder die Übertragung stockt, sollte temporär nur die Audio-Funktion verwendet werde bis die Verbindung wieder besser ist. Auf Remote Controlling sollte allgemein verzichtet werden.
Reibungsloses Projektmanagement
Auch im Projekt- und Taskmanagement ist der Einsatz der richtigen Kommunikationstools unerlässlich. Zum einen muss immer berücksichtigt werden, wie viele Personen an einem Projekt arbeiten. Wenn es ein Ein-Mann/Frau-Projekt ist, ist es einfacher zu planen. Man kann mit seinen gewohnten Kommunikationstools arbeiten und die Dokumente anschließend entweder mit Google Drive, Dropbox oder SharePoint für alle zugänglich machen. Sind sie nur für einen selbst bestimmt, könne sie wie gewohnt auf einem lokalen Datenträger oder der persönlichen Cloud gespeichert werden.
Bei mehreren Personen sollten Sie unbedingt auch ein Kanal eingeführt werden, auf dem sich die Mitarbeiter:innen in einem zwangloseren Kontext unterhalten können. Das ersetzt in Zeiten wie diesen die Kaffee-Pause und stärkt den Zusammenhalt des Teams. Für die Zusammenarbeit am Projekt selbst eignen sich Elemente aus Office 365 und G-Suite. Hilfreiche Kommunikationstools zur Visualisierung sind Miro, Mural und Mindmaster. Sie eignen sich besonders für eine kreative Zusammenarbeit, wie zum Beispiel für gemeinsames Brainstorming.
Das Entscheidendste im Projekt- und Taskmanagement ist allerdings die Übersicht über alle Projekte zu bewahren. Das geht am besten mit Kommunikationstools wie Trello, Asana oder MS Planner. Die in unserem Entscheidungsbaum gestellte Frage „Brauchen Sie einen Überblick“ ist also mehr oder weniger rhetorisch. Sie brauchen ihn!
Die PDAgroup hilft Unternehmen seit Jahren bei der Umsetzung von digitalem Lernen und Digitalisierungsstrategien. Unsere Berater:innen unterstützen Unternehmen nicht nur beim Entwickeln von Strategien, sondern helfen auch beim Finden und dem Einsatz der für Sie am besten geeigneten Kommunikationstools. Außerdem erfahren Sie bei uns, wie Sie Ihr Unternehmen mit virtueller Beratung, Coaching, Schulung und Moderation gestärkt durch die Coronakrise führen.
Sie wollen in Ihrem Vertriebsteam alle digitalen Ressourcen optimal nutzen? Lernen Sie unsere spezielle Trainings, individuelle Workshops und IT-Tools für den modernen Workplace kennen.
Annette Behrendt von der PDAgroup unterstützt Sie gerne weiterführend auf sämtlichen Ebenen bei der Umsetzung von digitalen Kommunikationswegen und virtuellen Fortbildungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen.
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