Im vergangenen Jahr sind virtuelle Meetings und Präsentationen zur Norm geworden. Während viele Präsentationstechniken sowohl für persönliche als auch für virtuelle Präsentationen gelten, wissen erfahrene virtuelle Präsentatoren, wie wichtig es ist, die Präsentationstechnik an das jeweilige Medium anzupassen.
Virtuelle Präsentationstechniken sind ein Muss in der heutigen digitalen Welt, vor allem im Vertrieb. Es ist essenziell zu wissen, wie man eine Präsentation auch virtuell für die Zuhörer:innen spannend gestalten kann. Bei Präsentationen vor Ort gewinnen und halten Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums leichter als in einem virtuellen Umfeld. Bei virtuellen Präsentationen hingegen tendiert Ihr Publikum eher dazu, unaufmerksam zu werden. Wir verraten Ihnen 5 Tipps, wie Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums halten und mit Ihrer virtuellen Präsentationstechnik überzeugen.
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Unschlagbare Präsentationstechnik: Mit Leidenschaft präsentieren
Wenn Sie virtuell und nicht in einem Meetingraum präsentieren, ist es schwieriger, Authentizität zu vermitteln. Um zu vermeiden, dass Sie einschläfernd oder hölzern auf Ihr Publikum wirken, ist Konzentration erforderlich.
Stellen Sie sich vor, dass Ihre Webcam eine Person ist, mit der Sie sich gerne unterhalten möchten. Ein enormer Teil unserer Kommunikation läuft über die Körpersprache und das ändert sich auch in einer virtuellen Umgebung nicht. Sie würden nicht im Traum daran denken ein 30-minütiges Gespräch damit zu verbringen Notizen von einem Blatt Papier abzulesen oder keinen Augenkontakt herzustellen – also sollten Sie das auch nicht bei einer virtuellen Präsentation machen.
Überlegen Sie sich, wie Sie Ihren Enthusiasmus und Ihre Leidenschaft für Ihre Präsentation vermitteln können, sei es, indem Sie beim Sprechen aufstehen, Handbewegungen und Gesten zur Veranschaulichung Ihrer Punkte verwenden oder Ihre Sprechweise, Tonlage, Geschwindigkeit und Lautstärke variieren.
Ihre virtuelle Präsentation soll nicht übermäßig formell oder gestelzt sein. Es ist viel wahrscheinlicher, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums gewinnen, wenn Sie einen lockeren, unterhaltsamen Stil wählen und einige Gruppenaktivitäten einbauen.
Betrachten Sie die Kamera als Ihren Freund, nicht als Ihren Feind
Ein zentraler Punkt der digitalen Rhetorik ist das Verhalten vor der Kamera. Für viele ist das ein Problem, da man sich in der Regel unwohl fühlt, wenn man gefilmt wird. Dieses negative Gefühl gegenüber Kameras wird in Filmen immer wieder vermittelt: Vor allem in Spionage-Filmen tritt die Kamera als Feind des Menschen auf.
Im Rahmen der digitalen Rhetorik ist es wichtig die Kamera nicht als Feind, sondern als Freund zu betrachten. Nur so kann man sich wohl fühlen und wirkt authentisch. Die Kamera ist nämlich ein zentrales Element im Rahmen eines jeden Online-Vortrags, um Sympathie beim Publikum zu erzeugen und eine Verbindung herzustellen.
Packende Präsentationsfolien
Heutzutage sind wir es gewohnt Informationen im Sekunden-Takt zu erhalten. Wir wollen Abwechslung vor dem Monitor oder wir lenken unsere Aufmerksamkeit auf andere Dinge. Die Tagesschau macht es vor: In ihren Beiträgen wird alle 30 Sekunden ein neues Bild zu einem neuen bzw. weiterführendem Thema gezeigt. An diesem Prinzip kann man sich auch bei einer Online Präsentation orientieren.
Um das möglichst gut umsetzen zu können, sollten Sie Informationen, die normalerweise auf nur einer Folie präsentiert wurden, auf fünf Folien verteilen, diese mit passenden Bildern ergänzen und alle 30 Sekunden einen Folienwechsel einbauen. Spätestens alle sieben Minuten sollten Sie eine kurze Fragerunde einbauen, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer:innen nicht zu verlieren.
Das Wichtigste, was Sie bei der Entwicklung von Folien für Ihre virtuelle Präsentation beachten sollten, ist, dass die Leser:innen in der Lage sein sollten, die Bedeutung jeder Folie innerhalb von drei Sekunden zu erfassen. Entscheidend dafür ist, dass nur eine Idee oder ein Konzept pro Folie aufgenommen wird.
Außerdem sollten Sie nur Folien in die Präsentation einbauen, die Sie auch wirklich brauchen, ansonsten verlieren Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums. Verwenden Sie Bilder (insbesondere von Menschen) und Farben, um den Text aufzulockern. Im richtigen Kontext eingesetzt, können Bilder Ihren Standpunkt klar veranschaulichen und emotionale Reaktionen bei Ihrem Publikum hervorrufen.
Bauen Sie eine persönliche Beziehung zu Ihrem Publikum auf
Da im virtuellen Umfeld das Kennenlernen auf ein Minimum reduziert wird, sollte am Anfang eines jeden virtuellen Vortrags Zeit für den Beziehungsaufbau eingeplant werden. Im normalen Meeting-Alltag treffen wir unsere Zuhörer:innen bereits vor dem Meeting auf dem Gang auf dem Weg zum Seminarraum oder bei einer Tasse Kaffee. Dort hat man die Möglichkeit durch Small-Talk einige der Teilnehmenden besser kennenzulernen. Diese Situation gibt es bei einer Online Präsentation nicht. Je weniger jemand das Gefühl hat, in einer Situation gebraucht zu werden, desto abgelenkter wird er/sie und desto weniger Mühe wird er/sie sich geben. Dieser Effekt wird in einem virtuellen Meeting sogar noch verstärkt.
Deshalb ist es wichtig im virtuellen Vortrag eine kurze Zeit für den Beziehungsaufbau einzuplanen. Das Kennenlernen auf einer persönlicheren Ebene ist besonders wichtig im Vertrieb, um Vertrauen und Sympathie bei potenziellen Kund:innen zu schaffen.
Um so persönlicher Sie sich selbst vorstellen, um so persönlicher werden die Teilnehmenden darauf reagieren. Erwähnen Sie auch Dinge aus Ihrem Privatleben, wie beispielsweise Hobbys oder frühere Reiseziele. Diese Art von Informationen eignen sich gut, um eine Beziehung mit seinen Zuhörer:innen auf einer persönlicheren Ebene aufzubauen und Sympathie zu schaffen.
Bei einem Kunden-Termin kann es außerdem hilfreich sein, sich vorab über Social-Media über potenzielle Kund:innen zu infromieren. Dadurch können Sie Themen, die Ihre Kund:innen via Social-Media teilen, im Gespräch aufgreifen und Sympathie erzeugen.
Fast jede Videokonferenzsoftware enthält ein Tool, mit dem die Teilnehmenden in Breakout-Sessions aufgeteilt werden können. Dies ist eine besonders nützliche Funktion, wenn Sie vor einem größeren Publikum präsentieren – es bietet Abwechslung und ermutigt jeden, sich in irgendeiner Form zu beteiligen. Sobald Sie Ihr Publikum in kleine Gruppen aufgeteilt haben, können Sie ihnen verschiedene Diskussionsthemen geben oder sie auffordern, ein Problem zu lösen. Sobald sich alle wieder versammelt haben, bitten Sie einen Sprecher aus jeder Gruppe, einen Überblick über ihre Diskussion zu geben.
Holen Sie Ihr Publikum aus seiner Konsumentenhaltung
Vor einem Bildschirm ist es jeder/e von uns gewohnt eine Konsumentenhaltung einzunehmen. Das bedeutet, dass wir es nicht gewohnt sind vor und mit einem Bildschirm zu interagieren, sondern wir wollen etwas gezeigt bekommen. Diese Einstellung muss bei einer Online Präsentation geändert werden. Um die Aufmerksamkeit der Zuhörer:innen zu gewinnen, müssen diese aus ihrer Konsumentenhaltung geholt werden. Das bedeutet sie müssen von Anfang an in den Vortrag miteingebunden werden.
Dies kann beispielsweise durch kurze Vorstellungsrunden zu Beginn des Vortrags geschehen. Eine weitere Möglichkeit ist es, jeden/e aus dem Publikum einen „Daumen nach oben“ in den Chat schreiben zu lassen oder auf eine andere Weise virtuell zu interagieren. Dem Publikum wird dadurch klar, dass es kein Vortrag alla Frontalunterricht wird, sondern dass auch sie gefragt sind. Die Aufmerksamkeitsspanne Ihres Publikums wird von Anfang an höher sein und die Hemmschwelle, sich zu melden, sinkt.
Vermeiden Sie externe Ablenkungen
Es braucht nicht viel, um eine virtuelle Präsentation zu stören. Störende Hintergrundgeräusche, fehlerhafte Technik oder ein unordentlicher Hintergrund reichen aus, um Ihre Zuhörer:innen von den Informationen, die Sie vermitteln, abzulenken. Identifizieren Sie deshalb mögliche Ablenkungen im Vorfeld Ihrer Präsentation. Das bedeutet, dass Sie die gesamte Technik im Voraus testen, einen ruhigen Ort für den Vortrag finden und proben, um Fehler zu vermeiden.
Stellen Sie sicher, dass Sie vor der Präsentation effektiv mit den Teilnehmenden kommunizieren, vorab einen Themenüberblick geben und ihnen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.
Achten Sie auf Ihre Körpersprache und Ihre Stimme
Die Körperhaltung vor der Kamera ist enorm wichtig. Vor allem der Blickkontakt stellt eine Herausforderung dar: Schaut man in die Kamera, sieht man die Teilnehmenden nur mehr aus dem Augenwinkel. Schaut man auf die Teilnehmenden, verliert man den Blickkontakt und damit auch die Aufmerksamkeit der Zuhörer:innen. Eine Schwanenhals-Kamera kann hier Abhilfe schaffen. Sie sollte so platzier werden, dass die Teilnehmenden zu sehen sind, am besten eignet sich die Mitte des Bildschirms.
Auch ein bewusster Einsatz der Stimme ist wichtig. Schauspieler haben bei einem Auftritt im Theater eine andere Stimme als im Alltag. Das liegt daran, dass sie sie bewusst inszenieren. Wenn Sie Ihrer Stimme gezielt mehr Energie geben und eine bewusste Intonation einsetzen, halten Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums. Andrea Heitmann empfiehlt außerdem "Satzzeichen zu sprechen". Das bedeutet, dass Punkt, Ausrufezeichen und Fragezeichen durch die Intonation betont werden sollten und an der Stelle von sinngebenden Kommas gezielte Pausen eingesetzt werden. Aber Vorsicht: In einem Online-Vortrag ist es nicht möglich so lange Pausen einzulegen wie in einem Face-to-face Meeting.
Die Körpersprache bei einer Online Präsentation sollte immer auf ein Minimum reduziert werden. Nicht gesteuerte Gestik oder Mimik kann ablenkend auf das Publikum wirken. Gesten sollten nur gezielt und präzise eingesetzt werden, um das Gesagte zu unterstreichen.
Virtuelle Präsentationstechnik üben
Üben Sie Ihre Präsentation mit Kollegen oder Freunden. Das bewirkt, dass Ihr Selbstvertrauen gestärkt wird. Außerdem erhalten Sie dadurch wertvolles Feedback und andere praktische Tipps, die Sie später in der tatsächlichen Präsentation umsetzen können.
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