Die Art und Weise, wie Sie Unternehmensveranstaltungen durchführen, kann den Ruf und den Kundenstamm eines Unternehmens entweder stärken oder schädigen. Mit der Durchführung von Veranstaltungen, ob es sich nun um kleine Treffen mit Sponsor:innen oder Mitarbeiter:innen handelt oder um Veranstaltungen für Tausende von Personen, kann ein Unternehmen für seine Marke werben und neue Beziehungen knüpfen.
Diese Punkte müssen Sie im Eventmanagement beachten
1. Definieren Sie den Zweck und das Format
Es scheint ziemlich offensichtlich, aber es lohnt sich, diese Frage kritisch zu betrachten. Formulieren Sie Ihr Ziel so konkret wie möglich: Wollen Sie den Teilnehmern Wissen vermitteln, sich bei den Partnern bedanken, Geld für ein Projekt sammeln oder den Gästen einen ästhetischen Genuss bieten? Von der Antwort hängt das Format der Veranstaltung ab: das Konzept, der Zeitpunkt und die Dauer, die Rollenverteilung innerhalb des Teams, die Gestaltung des Saals, das Catering und der Ton.
2. Schenken Sie der Planung genügend Aufmerksamkeit
Der Plan sollte die Logistik, den Inhalt und die Werbung für die Veranstaltung umfassen. Erstellen Sie ein Dokument, das dem gesamten Team zur Verfügung steht und in dem jedes Mitglied die Aufgaben der anderen und das Gesamtbild sehen kann. Erstellen Sie zunächst eine Liste der wichtigsten Aufgaben, und konkretisieren Sie diese dann so detailliert wie möglich in Form von spezifischen Schritten, die ausgeführt werden müssen. Es ist wichtig, im Plan den Zeitrahmen anzugeben: die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Sie wird oft unterschätzt und die Vorbereitung verläuft langsamer als erwartet.
3. Entwerfen Sie Ihr Budget
Sehen Sie sich die Liste der Aufgaben an und berücksichtigen Sie sie in Ihrem Budget. Es lohnt sich auch, an eine Reserve für unvorhersehbare Situationen zu denken. Es ist besser an mögliche Missgeschickte und Herausforderungen, wie zum Beispiel schlechtes Wetter oder Probleme bei der Location, zu denken, Dinge im Voraus zu denken und finanziell darauf vorbereitet zu sein.
4. Der Teufel steckt im Detail
Wenn Sie Ihre Gäste angenehm überraschen wollen, sollten Sie sich über alles bis ins kleinste Detail Gedanken machen: wie sie sich anmelden, wer die Teilnehmenden wie begrüßt, welche Musik gespielt wird, ob Sie eine interessante Fotoecke haben, wie Ihre Präsentationen aussehen und wie Ihr Team gekleidet ist, was in den Pausen zu tun ist. Versetzen Sie sich in die Lage der Teilnehmenden und vollziehen Sie ihre "Journey" während dem Event nach.
Versuchen Sie, die Teilnehmer zu überraschen und einen Aha-Effekt zu erzielen, indem Sie ihre Erwartungen in den alltäglichsten Dingen übertreffen. Das ist genau das, was das Gefühl einer Veranstaltung ausmacht.
5. Prüfen Sie den Ort und haben Sie einen Plan B
Überprüfen Sie die Location immer persönlich, schon in der Auswahlphase. Im unerwartetsten Moment könnte sich herausstellen, dass die Klimaanlage in der Halle nicht richtig funktioniert, es keine Behindertentoiletten gibt oder die Technik nicht durch die Tür passt. Prüfen Sie daher solche Fragen im Voraus.
6. Informieren Sie Ihr Publikum über die Veranstaltung
Unterschätzen Sie nicht die Zeit, die für die erfolgreiche Werbung für eine Veranstaltung erforderlich ist. Die Art der Veranstaltung, ihr Zielpublikum, die internen Ressourcen und das Budget bestimmen Ihren Marketingansatz.
Wichtig ist auch, dass Sie eine Kernbotschaft formulieren, die auf allen Kanälen verbreitet wird. Achten Sie darauf, dass sie kurz ist und die Idee der Veranstaltung für Ihr Publikum genau wiedergibt.
7. Führen Sie einen letzten Check durch
Vergewissern Sie sich, dass Sie die Teilnehmer darüber informiert haben, wie sie zum Veranstaltungsort gelangen, dass Sie alle wichtigen Gäste eingeladen haben und dass Sie die gedruckten Materialien, Audio- und Videoinhalte vorbereitet haben. Überprüfen Sie, ob jeder seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennt und ob der Raum bereit ist. Zu diesem Zweck können Sie eine Checkliste erstellen, wie diese hier.
Eine ähnliche Checkliste kann für die Überprüfung der Vorbereitungen am Tag der Veranstaltung erstellt werden: ob alles an seinem Platz ist, funktioniert und pünktlich erledigt wird.
Drucken Sie das Veranstaltungsprogramm aus und geben Sie jedem Teammitglied und den Freiwilligen ein Exemplar. Geben Sie außerdem allen die wichtigsten Telefonnummern, um im Notfall miteinander kommunizieren zu können.
8. Bitten Sie um Feedback
Nach der Veranstaltung werden Sie wahrscheinlich müde und glücklich sein, aber es wird Ihnen schwer fallen, eine objektive Bewertung des Ablaufs abzugeben. Bitten Sie daher die Teilnehmenden, am Ende der Veranstaltung ein gedrucktes Bewertungsformular oder ein Online-Formular auszufüllen, wenn sie nach Hause kommen. Bitten Sie sie, verschiedene Aspekte der Veranstaltung zu bewerten: Logistik, Referenten, Veranstaltungsorte und die Arbeit der Organisatoren. Diese Informationen werden Ihnen helfen, in Zukunft Fehler zu vermeiden und die Qualität Ihrer Veranstaltungen zu verbessern. Holen Sie nach Möglichkeit Feedback über soziale Netzwerke ein oder nehmen Sie am Ende einer Veranstaltung Videobewertungen auf. Dies wird Ihnen bei einer Wiederholung Ihrer Veranstaltung zugute kommen.
Warum Events wichtig für Unternehmen sind
Veranstaltungen sind ein wirksames Mittel für Unternehmen, um Vertrauen aufzubauen, eine emotionale Bindung zu schaffen und sich endlich von den zahlreichen Konkurrenten abzuheben. Unternehmen planen Veranstaltungen als Teil des Marketings/der Kundenbindung aus den unterschiedlichsten Gründen. Sei es, um ein bestehendes oder neues Produkt oder eine neue Dienstleistung zu bewerben, um die Kommunikation und das Engagement zwischen Mitarbeiter:innenn und Kunden zu fördern oder sogar, um Teams zur Teambildung oder zu einer großen Feier zusammenzubringen - Veranstaltungen können einem Unternehmen wirklich helfen, mit seinem Publikum in Kontakt zu treten.
Eventmanagement für Recruiting-Events
Die Ausgangssituation
Die SAP und ihre Partner sind in einem Bereich tätig, in dem die Nachfrage stetig steigt. In den nächsten 5 Jahren können SAP-Partner mit deutlichen Umsatzzuwächsen rechnen. Auf dieses Wachstum müssen die Partner-Unternehmen jetzt schon reagieren, um gewappnet zu sein und künftig über die nötigen personellen Ressourcen zu verfügen. Denn derzeit gibt es noch zu wenig ausgebildete SAP-Berater:innen in dieser rapid wachsenden Branche. Man rechnet damit, dass mehrere tausend neue Mitarbeiter:innen im SAP-Bereich in den nächsten Jahren benötigt werden.
Das stellt die SAP und ihre Partner vor eine große Herausforderung im Talent-Recruiting. Es ist schwer qualifizierte SAP-Berater:innen zu finden. Um möglichst kompetente Mitarbeiter:innen zu finden, muss viel Zeit investiert werden. Auch das Vermitteln der Grundlagen eines/er SAP-Berater:in ist ein sehr zeitintensiver Prozess.
Das Ziel
Die SAP-Partner sollen im Talent-Recruiting unterstützt werden. Durch einen strukturierten Recruiting-Prozess sollen Talente gefunden und nach Kompetenz, Qualifikation und Persönlichkeit ausgewählt werden. Die Partner-Unternhemen sollen dabei sowohl im Marketing als auch bei der Vorauswahl der Talente unterstützt werden. Durch gezielt ausgewählte Kriterien sollen Bewerber:innen gefunden werden, die sich für den Job als SAP-Berater:in eignen und interessieren. Außerdem sollen die neuen Talente bereits mit den Grundkenntnissen in den Beruf als SAP-Berater:in einsteigen können.
Die Lösung: der Fresh Faces Power Day
Der Fresh Faces Power Day bietet für Studierende und SAP-Partnerunternehmen die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen und sich direkt persönlich auszutauschen. Im Schnitt bekommen zwei Drittel aller Teilnehmenden des Fresh Faces Power Days ein Jobangebot von einem der SAP-Partnerunternehmen innerhalb von einem Monat. Aktuell geht der Fresh Faces Power Day organisiert und umgesetzt von der PDAgroup bereits in die sechste Runde und findet auf internationaler Ebene für SAP-Partnerunternehmen aus neun verschiedenen Ländern Europas statt.
Sie benötigen Hilfe bei Ihrer Veranstaltung?
Unser erfahrenes Team wickelt seit Jahren Schulungsevents für Unternehmen wie SAP und deren Partner ab. Dabei übernehmen wir für Sie:
- Registrierungsprozess
- Bereitstellen eines Coaches/Facilitators
- Auswahl einer geeigneten Location
- Organisieren des Caterings
- Auf Wunsch gerne weitere Details
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